A proximidade de uma Auditoria, seja ela interna ou de certificação, costuma gerar tensão nas equipes.

No entanto, a auditoria não deve ser vista como um "exame de escola", mas como uma ferramenta de melhoria contínua.

Muitas empresas acabam recebendo Não-Conformidades (NCs) não por falta de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), mas por erros recorrentes na manutenção dos processos.

Para ajudar você a preparar sua empresa e sua carreira, listamos as 5 falhas mais comuns encontradas pelos auditores.

    1 . Documentação Obsoleta ou Inacessível

Um dos pilares da ISO 9001 é o controle de informação documentada. É extremamente comum encontrar operadores utilizando instruções de trabalho (ITs) que já foram revisadas, mas a cópia física no posto de trabalho ainda é a versão antiga.

• O risco: Processos executados fora do padrão atual, gerando falhas de qualidade.
• Como evitar: Implemente um sistema rígido de controle de cópias e garanta que, ao publicar uma revisão, a anterior seja recolhida e destruída imediatamente.

2. Tratamento Superficial de Não-Conformidades

Muitas vezes, ao identificar um problema, a empresa foca apenas na "correção" (apagar o incêndio) e ignora a Ação Corretiva (eliminar a causa raiz). Se o auditor percebe que o mesmo erro acontece repetidamente, ele concluirá que o seu processo de análise de causa (usando ferramentas como o Ishikawa ou 5 Porquês) é ineficaz.

• O risco: Reincidência de falhas e perda de credibilidade do SGQ.
• Como evitar: Utilize metodologias robustas como o MASP para garantir que a causa raiz foi bloqueada.

3. Falta de Evidência da Eficácia dos Treinamentos

A norma exige que a organização assegure a competência das pessoas. O erro aqui é apresentar apenas a lista de presença. O auditor quer ver a avaliação da eficácia: como a empresa garante que, após o treinamento, o funcionário realmente aprendeu e aplicou o conhecimento?

• O risco: Não-conformidade por falta de evidência de competência.
• Como evitar: Realize testes práticos, acompanhamento pós-treinamento ou avaliações de desempenho meses após a capacitação.

4. Análise Crítica da Direção Sem Foco Estratégico

A Reunião de Análise Crítica muitas vezes é tratada como uma formalidade burocrática. Atas rasas, que não discutem mudanças no contexto da organização, riscos ou oportunidades de melhoria, mostram ao auditor que a Alta Direção não está engajada com o sistema.

• O risco: Desconexão entre a estratégia da empresa e o Sistema de Qualidade.
• Como evitar: Envolva os diretores na análise de indicadores e registre decisões reais que impactem o futuro do negócio.

5. Medição e Monitoramento de Processos (KPIs) Falhos

A ISO 9001:2015 é baseada em dados. Muitas empresas possuem indicadores que não medem o que realmente importa ou, pior, possuem metas que nunca são batidas e para as quais não há plano de ação.

• O risco: Gestão baseada em "achismos" e não em fatos.
• Como evitar: Defina KPIs claros e, sempre que uma meta não for atingida, abra um registro de desvio para analisar o motivo.

Conclusão: O Conhecimento é a Melhor Prevenção

Evitar essas falhas não depende apenas de softwares caros, mas de pessoas capacitadas. Um Auditor Interno bem treinado consegue identificar esses erros meses antes do auditor externo chegar.

Se você deseja se tornar o profissional que garante a conformidade e o sucesso das certificações na sua empresa, o próximo passo é a especialização.

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