O que é Mapeamento de Processos

Mapeamento de Processos, Gestão da qualidade

O que é Mapeamento de Processos

Mapeamento de processos é um exemplo típico de um conceito que muitos ainda usam de forma inapropriada.

Na tentativa de gerenciar atividades e processos, buscando uma maneira de como organizar o tempo e os recursos, muitos profissionais bem-intencionados acabam confundindo estes termos. Vamos esclarecer as diferenças entre mapa de processos e diagrama, assim como de modelo de processos.

Definindo Mapa de Processo, Diagrama e Modelo

Quando se usa uma ferramenta de modelagem de processos, o objetivo é gerar um modelo de processos de negócios, que é algo bem mais amplo que o diagrama e o mapa dos processos.

O modelo contém informações mais completas, a maneira como as informações fluem e já tem até capacidade de simulação. Existe uma hierarquia de complexidade que começa com o diagrama de processo, depois o mapa de processos e finalmente o modelo de processos, bem mais abrangente.


Podemos dizer que:

Diagrama de processos: é a representação mais inicial e simplificada do processo a ser modelado, apenas com as atividades colocadas em ordem.

Mapa de processos: é o segundo passo rumo ao modelo de processos, onde se incluem também os atores, os resultados, os eventos e até mesmo regras de negócio e outros elementos.

Modelo de processos: resultado final desta sequência em que além dos elementos citados acima e do fluxo das informações, podem se incluir mais detalhes que contribuirão para a modelagem, como fórmulas, descrições, sistemas, serviços e muito mais.


Veja alguns exemplos de mapeamento

  • Diagrama de processo
  • Mapa de processos exemplo de melhoria
  • Mapa de processos exemplo de service desk*
  • Mapa de processos exemplo de recrutamento e seleção
  • Mapa de processos exemplo de vendas
  • Mapa de processos exemplo de atendimento ao cliente

 

Estrutura Funcional Mapeamento Processos

  • É a estrutura tradicional, organizada em departamentos e setores.
  • O trabalho é distribuído entre as áreas, de forma que cada setor ou departamento faz a sua parte.
  • Há gerentes e chefes de departamentos e setores. Não há pessoas responsáveis por processos.
  • O sistema de trabalho funciona com um formato vertical, ou seja, seguindo as linhas de autoridade da organização (Diretor – Gerente – Supervisor – Encarregado – Auxiliar) e realizando partes de processos.

 

Exemplo de Estrutura Funcional Mapeamento Processos

 Podemos incluir as seguintes informações no mapeamento de processos tais como:

  • Entradas
  • Saídas
  • Atividades
  • Os riscos do processo,
  • Competência
  • Necessidades
  • Documentos
  • Oportunidades de melhoria

Todas estas alternativas podem estar inseridas no mapeamento facilitando o entendimento claro do processo a ser monitorado. Para mapear, podemos utilizadas várias técnicas tais como:

  • Brainstorming
  • 5 Porquês
  • 5W2H
  • PDCA

Benefícios de Implantar o Mapeamento dos Processos

Quando os processos estão definidos implantados e organizados, os benefícios surgem imediatamente, como exemplo temos:

  • A produtividade tende a aumentar
  • Os errose as falhas humanas tendem a diminuir ou desaparecem;
  • A comunicação entre os envolvidos de todas fica muito mais fácil e objetiva;
  • A aprendizagem sobre a organização se torna muito mais eficiente;
  • O nível de entendimento da organização cresce consideravelmente;
  • Facilita o gerenciamento das atividades,
  • A empresa ganha um enorme diferencial competitivo
  • Aumento da na satisfação dos clientes.
  • Atender a norma ISO


Tenha em Mente que

Todas as pessoas incumbidas das diferentes fases de um processo devem estar alinhadas em torno de um propósito único, em vez de concentrar-se em suas tarefas individuais isoladamente.

Estudos confirmam que pessoas que trabalham em organizações podem desperdiçar de 15 a 20% do tempo realizando retrabalhos, executando tarefas que não trarão resultados, consultando instruções incompletas ou mesmo realizando atividades de outras pessoas

Conclusão

Em resumo é uma alternativa usada para identificar e monitorar um conjunto de atividades, ou seja, o mapeamento de processos define de forma organizada como os materiais e insumos são transformados, em produtos ou serviços.

Gabriel Arcanjo Custódio

Especialista em Sistema de Gestão Integrado, Pós-Graduado em Administração, Economista, Auditor Líder da ISO 9001 – ISO 14001 – IATF 16949 - OHSAS 18001 entre outras, Instrutor de cursos para o Sistema de Gestão. Diretor Proprietário da empresa GAC Gestão de Apoio para Corporações.

Autor: Gabriel Arcanjo Custódio: Especialista em Sistema de Gestão Integrado, Pós-Graduado em Administração, Economista, Auditor Líder da ISO 9001 – ISO 14001 – IATF 16949 - OHSAS 18001 ISO 45001, entre outras, Instrutor de cursos para o Sistema de Gestão. Diret