O que é Mapeamento de Processos

Mapeamento de processos é um exemplo típico de um conceito que muitos ainda usam de forma inapropriada.

Na tentativa de gerenciar atividades e processos, buscando uma maneira de como organizar o tempo e os recursos, muitos profissionais bem-intencionados acabam confundindo estes termos. Vamos esclarecer as diferenças entre mapa de processos e diagrama, assim como de modelo de processos.

Definindo Mapa de Processo, Diagrama e Modelo

Quando se usa uma ferramenta de modelagem de processos, o objetivo é gerar um modelo de processos de negócios, que é algo bem mais amplo que o diagrama e o mapa dos processos.

O modelo contém informações mais completas, a maneira como as informações fluem e já tem até capacidade de simulação. Existe uma hierarquia de complexidade que começa com o diagrama de processo, depois o mapa de processos e finalmente o modelo de processos, bem mais abrangente.

Podemos dizer que:

Diagrama de processos: é a representação mais inicial e simplificada do processo a ser modelado, apenas com as atividades colocadas em ordem.

Mapa de processos: é o segundo passo rumo ao modelo de processos, onde se incluem também os atores, os resultados, os eventos e até mesmo regras de negócio e outros elementos.

Modelo de processos: resultado final desta sequência em que além dos elementos citados acima e do fluxo das informações, podem se incluir mais detalhes que contribuirão para a modelagem, como fórmulas, descrições, sistemas, serviços e muito mais.

Veja alguns exemplos de mapeamento

• Diagrama de processo
• Mapa de processos exemplo de melhoria
• Mapa de processos exemplo de service desk*
• Mapa de processos exemplo de recrutamento e seleção
• Mapa de processos exemplo de vendas
• Mapa de processos exemplo de atendimento ao cliente

Estrutura Funcional Mapeamento Processos

• É a estrutura tradicional, organizada em departamentos e setores.
• O trabalho é distribuído entre as áreas, de forma que cada setor ou departamento faz a sua parte.
• Há gerentes e chefes de departamentos e setores. Não há pessoas responsáveis por processos.
• O sistema de trabalho funciona com um formato vertical, ou seja, seguindo as linhas de autoridade da organização (Diretor – Gerente – Supervisor – Encarregado – Auxiliar) e realizando partes de processos.

Exemplo de Estrutura Funcional Mapeamento Processos

 Podemos incluir as seguintes informações no mapeamento de processos tais como:

• Entradas
• Saídas
• Atividades
• Os riscos do processo,
• Competência
• Necessidades
• Documentos
• Oportunidades de melhoria
  
  

Todas estas alternativas podem estar inseridas no mapeamento facilitando o entendimento claro do processo a ser monitorado. Para mapear, podemos utilizadas várias técnicas tais como:

• Brainstorming
• 5 Porquês
• 5W2H
• PDCA
  
  

Benefícios de Implantar o Mapeamento dos Processos

Quando os processos estão definidos implantados e organizados, os benefícios surgem imediatamente, como exemplo temos:

• A produtividade tende a aumentar
• Os errose as falhas humanas tendem a diminuir ou desaparecem;
• A comunicação entre os envolvidos de todas fica muito mais fácil e objetiva;
• A aprendizagem sobre a organização se torna muito mais eficiente;
• O nível de entendimento da organização cresce consideravelmente;
• Facilita o gerenciamento das atividades,
• A empresa ganha um enorme diferencial competitivo
• Aumento da na satisfação dos clientes.
• Atender a norma ISO

Tenha em Mente que

Todas as pessoas incumbidas das diferentes fases de um processo devem estar alinhadas em torno de um propósito único, em vez de concentrar-se em suas tarefas individuais isoladamente.

Estudos confirmam que pessoas que trabalham em organizações podem desperdiçar de 15 a 20% do tempo realizando retrabalhos, executando tarefas que não trarão resultados, consultando instruções incompletas ou mesmo realizando atividades de outras pessoas

Conclusão

Em resumo é uma alternativa usada para identificar e monitorar um conjunto de atividades, ou seja, o mapeamento de processos define de forma organizada como os materiais e insumos são transformados, em produtos ou serviços.

Gabriel Arcanjo Custódio

Especialista em Sistema de Gestão Integrado, Pós-Graduado em Administração, Economista, Auditor Líder da ISO 9001 – ISO 14001 – IATF 16949 - OHSAS 18001 entre outras, Instrutor de cursos para o Sistema de Gestão. Diretor Proprietário da empresa GAC Gestão de Apoio para Corporações.